Behind the Scenes: vom Alltag einer Patentanwaltsassistentin

In diesem Blog-Beitrag werfen wir einen Blick auf den spannenden Alltag und die vielfältigen Aufgaben einer Patentanwaltsassistentin bzw. Patentanwaltsfachangestellten (PaFa) und beleuchten, warum diese Position in der Welt der Patentanwälte, aber auch der Erfinder von großer Bedeutung ist.

Im Zentrum der Welt der Innovationen arbeiten nicht nur Erfinder und Patentanwälte, sondern auch Patentanwaltsassistenteninnen, die eine wichtige Rolle spielen. Von der Verwaltung komplexer Dokumente bis hin zur Unterstützung bei der Vorbereitung und Einreichung von Patent- und Markenanmeldungen – der Alltag einer Patentanwaltsassistenz ist vielseitig und anspruchsvoll. In diesem Blog-Beitrag gibt uns Nicole Spissinger, die Assistentin von Patentanwältin Dr. Anke Leitner einen Einblick in die Aufgaben und Verantwortlichkeiten dieses Berufs und zeigt, wie diese Positionen zum reibungslosen Ablauf in Kanzleien und Unternehmen beitragen.

Was sind die täglichen Aufgaben einer Patentanwaltsassistentin und wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit den Patentanwälten und Mandanten?

Die täglichen Aufgaben einer Patentanwaltsassistentin variieren je nach Größe der Kanzlei. In kleineren Kanzleien übernimmt eine Person vielfältige Aufgaben, während größere Kanzleien oft Mitarbeiter haben, die sich spezialisieren.

Unsere Kanzlei hat Teams aus jeweils einer Patentanwältin oder einem Patentanwalt und einer Patentanwaltsassistentin, die zusammen anfallende Mandatsvorgänge bearbeiten.

Zu meinen Tätigkeiten gehören das Zusammenstellen von Unterlagen und das Hinterlegen von Anträgen, in der Regel elektronisch. Ich reiche die Eingaben und Schriftsätze „meiner Patentanwältin“ bei den Ämtern und Gerichten ein und kümmere mich um die Kommunikation mit den Mandanten (zum Glück schreibe ich nur noch in den seltensten Fällen Diktate). Daneben nehme ich Gebührenzahlungen vor und bin für die Führung der elektronischen Akte zuständig.

Selbstverständlich gestaltet sich die Zusammenarbeit von Patentanwaltsassistent/in und Patentanwalt oder Patentanwältin von Team zu Team unterschiedlich. Es gibt immer noch Anwälte/innen, die gerne diktieren, und Patentanwaltsassistentinnen, die gerne Diktate schreiben. Wenn diese beiden Persönlichkeiten aufeinandertreffen, ist das natürlich super. Auf der anderen Seite gibt es Patentanwaltsassisentinnen wie mich, die sich gerne selbst den Kopf zerbrechen. Ich habe am meisten Spaß daran, über einen bestimmten Verfahrensstand oder ein bestimmtes Ereignis zu berichten. Wir zeigen dann dem Mandanten Möglichkeiten auf, wie weiter vorgegangen werden könnte und sprechen Empfehlungen aus. 

Zu vielen unserer Mandanten haben wir aufgrund unserer langjährigen Zusammenarbeit einen „direkten Draht“. Das erleichtert die Arbeit sehr, da sämtliche Verfahrenshandlungen mit der Mandantin abgesprochen werden.

Welchen Herausforderungen müssen sich Patentanwaltsassistenten häufig stellen?

Wenn man davon ausgeht, dass wir von einigen wenigen Ausnahmen abgesehen in so gut wie jedem Land dieser Erde Patente, Marken und Designs anmelden und verteidigen, kann man sich leicht vorstellen, dass einem diesem Bereich nicht langweilig wird. Es gibt auch nach fünfzehn Jahren in diesem Beruf immer noch Verfahren, die ich noch nie auf dem Tisch hatte!

Welche Fähigkeiten sind für eine Patentanwaltsassistentin und Patentanwaltsfachangestellte besonders wichtig?

Für beide sind folgende Fähigkeiten besonders wichtig:

• Organisationstalent für die Koordination von Fristen, Terminen und Büroaufgaben.
• Die Fähigkeit, auch unter Druck ruhig zu bleiben und den Überblick zu behalten.
• Liebe zum Detail: Präzision ist unerlässlich, da Fehler schwerwiegende rechtliche Konsequenzen haben können.
• Sehr gute schriftliche Kommunikationsfähigkeiten für die Erstellung von Berichten und die Korrespondenz mit Mandanten und Anwälten.
• Offenheit gegenüber neuen Medien und Softwarelösungen sowie die Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung.
• Teamfähigkeit, um gemeinsam mit Kollegen komplexe Anträge und Aufgaben zu bewältigen.
• Der Wille zur Weiterbildung durch regelmäßige Schulungen und Fortbildungen.
• Grundlegendes Verständnis für rechtliche Zusammenhänge, oft verbunden mit der Fähigkeit zur eigenständigen Recherche.

Wie kann jemand, der sich für die Tätigkeit als PaFa bzw. Patentanwaltassistenz interessiert, in diesem Bereich anfangen und welche Qualifikationen sind erforderlich?

Um zu überprüfen, ob das Wunschbild mit der Realität übereinstimmt, empfehle ich zunächst ein Praktikum in einer Patentanwaltskanzlei. 

Für jemanden, der sich für die Position als Patentanwaltsassistenz interessiert, gibt es verschiedene Wege: 

Eine Möglichkeit ist die Ausbildung zur/zum Patentanwaltsfachangestellten (PaFa). Es sollte jedoch beachtet werden, dass diese Ausbildung je nach Wohnort mit einigen logistischen Herausforderungen verbunden sein kann, insbesondere in Bezug auf den Fachkundeunterricht z.B. in Stuttgart. Mittlere Reife ist erforderlich, viele Absolventen haben Abitur.

Auch eine Ausbildung zur Rechtsanwaltsfachangestellten kann den Einstieg ermöglichen. Ich habe genau diesen Weg über die Ausbildung zur Rechtsanwaltsfachangestellten (ReFa) genommen.

Ein Quereinstieg ist eine weitere Option für eine Patentanwaltsassistenz. Hier könnte eine Ausbildung zur Europasekretärin oder Fremdsprachenkorrespondentin von Vorteil sein.

Und noch zu den Qualifikationen: Eine (werdende) PaFa oder Assistenz sollte sehr gute Sprachkenntnisse in deutscher und auch englischer Sprache, Organisationstalent, Diskretion und Vertraulichkeit, Flexibilität sowie Spaß an Fortschritt und Veränderung mitbringen. 

Wie hat sich die Technologie im Laufe der Jahre auf die Rolle der Patentanwaltsassistenten ausgewirkt?

Die Technologie hat die Rolle der Patentanwaltsassistenten im Laufe der Jahre stark beeinflusst:

Die Einführung von Homeoffice hat die Attraktivität von Arbeitsplätzen in Patentanwaltskanzleien erhöht und ermöglicht es auch kleineren Kanzleien, interessante Arbeitsbedingungen anzubieten. Ich selbst hatte das Glück, schon vor 15 Jahren mit Baby im Home Office arbeiten zu können. Das ist heute für Eltern viel einfacher möglich.

Wir setzen in unserer Kanzlei verstärkt auf die Automatisierung von Prozessen, um Schutzrechtsangelegenheiten effizienter zu bearbeiten. Flexible Softwarelösungen und elektronische Akten spielen hierbei eine entscheidende Rolle. Gerade an der Gestaltung neuer Prozesse habe ich besonderen Spaß.

Elektronische Überwachungstools, die von den Ämtern bereitgestellt werden, ermöglichen die Überwachung von gegnerischen Schutzrechten. Eine tolle Erleichterung.

Das manuelle Einsortieren von Nachlieferungen für Gesetzestexten in Form von Loseblattsammlungen für das „Tabu“ oder den „Habersack“ (früher „Schönfelder“) ist glücklicherweise durch elektronische Lösungen passé.

Sind bestimmte Trends und Entwicklungen im Patentanmeldeverfahren festzustellen?

Ich würde eher sagen, dass die Trends und Entwicklungen von den Patentanwältinnen und Patentanwälten in den Kanzleien gesehen werden und an den Schwerpunkten der Kanzlei ausgerichtet sind.

PaFas und Assistentinnen müssen bei diesen Trends und Entwicklungen immer up-to-date sein. Das sind beispielsweise die Einführung einer elektronischen Akte, neue Software für die Einreichung bei den Patentämtern, Änderungen der Verfahrensabläufe in ausländischen Erteilungsverfahren oder die Normalisierung von Homeoffice. Dabei ist aus meiner Sicht die Einbeziehung der Mitarbeiterinnen bei der Entwicklung neuer Prozesse und Arbeitsabläufe ganz entscheidend. Einen Arbeitsablauf, den man selbst mitgestaltet, wird man einfacher verinnerlichen, besser verstehen und leichter mittragen.

Abschließend lässt sich sagen, dass die Rolle der Patentanwaltsassistenz von zentraler Bedeutung für den reibungslosen Ablauf im Patentwesen ist. Durch ihre vielfältigen Aufgaben, ihr Fachwissen und ihre Unterstützung tragen sie maßgeblich zum Erfolg der Patentanwaltskanzleien und zum Schutz geistigen Eigentums bei. Mit ihrer sorgfältigen und engagierten Arbeit sind sie unverzichtbare Säulen in der komplexen Welt des Patent- und Markenrechts.

Wir hoffen, unsere Patentanwaltsassistentin Nicole Spissinger konnte einen kleinen Blick in dieses interessante und abwechslungsreiche Berufsbild ermöglichen.

Haben Sie Fragen zu diesem Thema? 
Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

Bilder: Sandra Beuck SYD.MEDIA